Twoja firma rośnie, problemy z IT pojawiają się coraz częściej i zadajesz sobie pytanie: zatrudnić własnego informatyka czy podpisać umowę z firmą zewnętrzną? To jedna z ważniejszych decyzji, którą podejmują właściciele małych i średnich przedsiębiorstw. Zła decyzja może kosztować dziesiątki tysięcy złotych rocznie lub narazić firmę na przestoje w krytycznym momencie.
W tym artykule porównujemy oba modele uczciwie - bez marketingowych uproszczeń. Sprawdzamy koszty, dostępność, zakres wiedzy i odpowiedzialność. Na końcu podpowiemy, który model sprawdzi się w Twojej sytuacji.
Najczęstszym argumentem za zatrudnieniem etatowego informatyka jest pozorna przewidywalność kosztu. "Wiem ile płacę co miesiąc" - to prawda, ale rzadko kto liczy pełny koszt pracownika.
Wynagrodzenie informatyka IT na poziomie 6 000-8 000 zł brutto to dopiero punkt wyjścia. Do tego dochodzi ZUS pracodawcy (ok. 20%), szkolenia i certyfikaty, sprzęt i oprogramowanie do pracy, urlopy i zwolnienia lekarskie, a w razie odejścia - koszty rekrutacji i wdrożenia nowej osoby. Realny koszt etatu informatyka dla pracodawcy wynosi często 120-160% wynagrodzenia brutto.
Przykład: Informatyk za 7 000 zł brutto kosztuje firmę realnie ok. 9 000-10 000 zł miesięcznie, czyli ponad 100 000 zł rocznie. Dobry abonament outsourcingowy dla firmy do 30 stanowisk to wydatek rzędu 2 000-5 000 zł miesięcznie.
Outsourcing IT rozliczany abonamentowo to z kolei przewidywalny, stały koszt operacyjny. Firma IT przejmuje na siebie szkolenia, sprzęt i kadry - Ty płacisz za efekt, nie za obecność.
Tu pojawia się jeden z największych mitów - że własny informatyk jest zawsze "pod ręką". W praktyce etatowy informatyk jest dostępny 8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu. Co się dzieje gdy padnie serwer w piątek o 17:00? Albo gdy informatyk jest na urlopie w sierpniu?
Profesjonalna firma outsourcingowa działa w oparciu o umowę SLA (Service Level Agreement), która gwarantuje czas reakcji - np. do 2 godzin w przypadku awarii krytycznej. Za dostępnością stoi cały zespół specjalistów, nie jedna osoba.
Jeden informatyk - nawet bardzo dobry - nie może być ekspertem od wszystkiego jednocześnie. IT to dziś dziesiątki specjalizacji: bezpieczeństwo sieci, serwery Windows i Linux, chmura (Azure, AWS), backup, systemy ERP, telefonia VoIP, ochrona przed malware. Wymaganie od jednej osoby kompetencji we wszystkich tych obszarach to prosta droga do problemów.
Firma outsourcingowa dysponuje zespołem specjalistów. Gdy pojawia się problem z firewallem, zajmuje się nim inżynier sieci. Gdy pada serwer pocztowy - administrator systemów. Klient zawsze dostaje człowieka z odpowiednimi kompetencjami, bez konieczności szukania zewnętrznych ekspertów "na boku".
Ważne: Wiedza w IT starzeje się bardzo szybko. Firma outsourcingowa inwestuje w szkolenia i certyfikaty całego zespołu - to jej przewaga konkurencyjna. Etatowy informatyk często samodzielnie nie nadąża za zmianami technologicznymi.
To aspekt, który rzadko trafia do porównań, a jest kluczowy. Gdy etatowy informatyk popełni błąd - skasuje dane, błędnie skonfiguruje sieć, nie zrobi backupu - odpowiedzialność jest rozmyta. Pracownik odpowiada finansowo tylko do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia.
Firma outsourcingowa ponosi odpowiedzialność kontraktową za swoje działania. Ma wykupione ubezpieczenie OC i odpowiada za wyniki. Umowa SLA jasno określa co jest gwarantowane i co się dzieje gdy firma nie wywiąże się ze zobowiązań.
| Kryterium | Własny informatyk | Outsourcing IT |
|---|---|---|
| Koszt miesięczny (firma 15-30 os.) | 8 000-10 000 zł | 2 000-5 000 zł |
| Dostępność | 8h/dzien, 5 dni/tydz. | Helpdesk + dyżury SLA |
| Urlopy i zwolnienia | Brak wsparcia | Zawsze ktoś dostępny |
| Zakres wiedzy | Jedna osoba, wąski zakres | Cały zespół specjalistów |
| Odpowiedzialność | Ograniczona (3x pensja) | Kontraktowa + OC |
| Skalowalność | Trudna, nowa rekrutacja | Elastyczna, zmiana pakietu |
| Znajomość firmy | Bardzo dobra | Dobra po okresie wdrożenia |
Etatowy specjalista IT sprawdza się w konkretnych sytuacjach. Przede wszystkim w dużych organizacjach - powyżej 100 pracowników, gdzie skala infrastruktury uzasadnia dedykowany dział IT. Również tam, gdzie systemy są silnie wyspecjalizowane i wymagają stałej obecności administratora (np. produkcja, hale serwerowe, rozbudowane systemy ERP). Wreszcie gdy firma posiada własne centrum danych i wymaga nieprzerwanego nadzoru 24/7.
Dla małych i średnich firm (do 50-80 pracowników) etat informatyka to najczęściej drogi luksus, który nie gwarantuje bezpieczeństwa.
Outsourcing IT sprawdza się najlepiej gdy:
Decyzja między outsourcingiem a własnym informatykiem to przede wszystkim kwestia skali firmy i charakteru infrastruktury. Dla zdecydowanej większości małych i średnich firm w Polsce outsourcing IT to bezpieczniejszy, tańszy i bardziej elastyczny wybór.
Jeśli nie jesteś pewny który model jest odpowiedni dla Twojej firmy - chętnie to omówimy. Bezpłatna konsultacja nic nie kosztuje, a możesz dowiedzieć się czego naprawdę potrzebuje Twoja infrastruktura IT.
Przeczytaj też: Jak chronić firmę przed ransomware? Praktyczny poradnik